Algemene Voorwaarden – Studio Kyuubi

Laatst bijgewerkt: 26 mei 2026
Van kracht vanaf: 10 juli 2026

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden op elk moment aan te passen of te wijzigen.

De versie van de algemene voorwaarden die van kracht was op het moment van reservatie, boeking of ondertekening van de overeenkomst blijft van toepassing op de betreffende samenwerking.

Oudere versies van de algemene voorwaarden worden niet publiek beschikbaar gehouden, maar kunnen intern gearchiveerd worden voor administratieve en juridische doeleinden.

1. Identiteit van de onderneming

Studio Kyuubi is een Belgische eenmanszaak actief in artistieke fotografie en creatieve beeldproductie.

BTW-nummer / ondernemingsnummer: BE1034.652.478
Telefoonnummer: +32 491 48 44 68

Door het boeken van een shoot, reservatie, offerteaanvraag of samenwerking verklaart de klant zich akkoord met onderstaande algemene voorwaarden.

2. Toepassing van de algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, fotoshoots, offertes, samenwerkingen, reservaties, themashoots, minishoots, leveringen en overeenkomsten afgesloten met Studio Kyuubi.

Afwijkingen, aanvullende voorwaarden of specifieke bepalingen zijn enkel geldig indien deze schriftelijk, digitaal of via officiële communicatiekanalen van Studio Kyuubi bevestigd of gepubliceerd werden.

Specifieke voorwaarden, aanvullende bepalingen of afwijkende regelingen die vermeld worden op afzonderlijke pagina’s, offertes, reservatiesystemen, themashootpagina’s, minishootpagina’s, bevestigingsmails of andere officiële communicatie van Studio Kyuubi gelden als rechtsgeldige aanvulling op deze algemene voorwaarden.

2.1 Totstandkoming van reservaties en bindende overeenkomsten

Vrije standaardshoots starten standaard met een eerste online consultatie van ongeveer 30 minuten.

Deze eerste consultatie geldt uitsluitend als vrijblijvend kennismakings- en bespreekmoment en verbindt de klant op dat moment nog niet tot een definitieve aankoop, reservatie of samenwerking met Studio Kyuubi.

Na afloop van deze consultatie ontvangt de klant, indien van toepassing, een offerte of voorstel via e-mail.

Deze offerte wordt pas beschouwd als juridisch bindend vanaf het moment waarop de klant:

de offerte uitdrukkelijk aanvaardt,
de offerte digitaal ondertekent,
de reservatie bevestigt,
een betalingsbewijs bezorgt,
een voorschot of betaling uitvoert,
of op enige andere wijze duidelijk akkoord gaat met de samenwerking of geplande dienstverlening.

Het aanvragen, ontvangen of bekijken van een offerte alleen vormt op zich geen definitieve reservatie of bindende overeenkomst zolang deze niet uitdrukkelijk aanvaard werd door de klant of bevestigd werd door Studio Kyuubi.

Themashoots en minishoots werken niet met een voorafgaande vrijblijvende consultatie. Reservaties die via de agenda, reservatiepagina, boekingsmodule of andere officiële reservatiekanalen van Studio Kyuubi voor themashoots of minishoots ingepland worden, gelden onmiddellijk als bindende reservatie waarop de algemene voorwaarden, betalingsvoorwaarden en annulatievoorwaarden rechtstreeks van toepassing zijn.

Vanaf het moment van bevestiging of aanvaarding zijn de algemene voorwaarden, annulatievoorwaarden, betalingsvoorwaarden en overige bepalingen van Studio Kyuubi volledig van toepassing.

Het ontbreken van een fysieke handtekening doet geen afbreuk aan de rechtsgeldigheid van digitale reservaties, elektronische bevestigingen, e-mailcommunicatie, online boekingen of digitale goedkeuringen.

Een reservatie, afspraak of samenwerking wordt pas beschouwd als definitief en juridisch bindend zodra de klant een offerte, reservatie, bevestiging of voorgestelde dienstverlening uitdrukkelijk aanvaard heeft via ondertekening, digitale goedkeuring, reservatiebevestiging, betaling of andere duidelijke vorm van akkoord.

Het louter voorstellen, bespreken of voorlopig reserveren van een datum, tijdslot of dienstverlening door Studio Kyuubi vormt op zich geen definitieve bindende overeenkomst zolang de klant deze niet uitdrukkelijk bevestigd heeft.

Offertes van Studio Kyuubi blijven standaard geldig gedurende 5 werkdagen vanaf de datum van verzending, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld op de offerte zelf.

Indien de geplande shoot of reservatie plaatsvindt vóór het verstrijken van deze termijn, blijft de offerte slechts geldig tot uiterlijk 24 uur vóór de voorziene shootdatum.

Na het verstrijken van deze termijn vervalt de offerte automatisch en kan het betreffende tijdslot zonder verdere verwittiging opnieuw beschikbaar gesteld worden voor andere klanten.

Tot het moment waarop de offerte binnen deze geldigheidsperiode uitdrukkelijk goedgekeurd, digitaal ondertekend of bevestigd wordt door de klant, wordt de geplande afspraak, datum of reservatie niet beschouwd als definitief vastgelegd.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om tijdsloten, data of reservaties opnieuw beschikbaar te stellen aan andere klanten zolang de offerte niet tijdig bevestigd werd.

Wanneer de geldigheidstermijn van de offerte verstreken is zonder tijdige goedkeuring of ondertekening door de klant, vervalt de offerte automatisch en kan de voorlopige afspraak zonder verdere verwittiging geannuleerd worden.

Na het vervallen van de offerte dient een nieuwe reservatie, offerteaanvraag of beschikbaarheidscontrole aangevraagd te worden via de officiële communicatiekanalen van Studio Kyuubi.

3. Artistieke werking en creatieve vrijheid

Studio Kyuubi biedt artistieke fotografie aan met een eigen creatieve stijl, sfeerbewerking en visuele identiteit.

De klant verklaart kennis te hebben genomen van de portfolio, stijl en artistieke aanpak van Studio Kyuubi vóór reservatie.

Alle artistieke keuzes vallen onder de creatieve vrijheid van Studio Kyuubi, waaronder maar niet beperkt tot:

poses
composities
perspectieven
belichting
kleurgebruik
framing
selectie van beelden
editingstijl
sfeerbewerking
cinematografische grading

De klant erkent dat fotografie en beeldbewerking binnen Studio Kyuubi een artistieke en subjectieve dienstverlening vormen, waarbij keuzes inzake compositie, kleurgebruik, belichting, framing en afwerking deel uitmaken van de unieke artistieke identiteit van de studio. Deze keuzes vallen onder de artistieke vrijheid van Studio Kyuubi en kunnen geen aanleiding vormen tot terugbetaling, compensatie of betwisting.

Studio Kyuubi behoudt steeds het recht om opdrachten te weigeren die niet aansluiten bij de artistieke visie, waarden of werkwijze van de studio.

4. Consultatie en voorbereiding

Vrije shoots starten standaard met een online consultatie waarin wensen, stijl, sfeer, locatie, verwachtingen en werkwijze besproken worden.

Tijdens deze consultatie worden afspraken gemaakt omtrent:

duur van de shoot
locaties
aantal settings
artistieke stijl
concept
verwachtingen
gekozen formule

De klant is verantwoordelijk voor het correct en volledig communiceren van verwachtingen vóór de shoot plaatsvindt.

Studio Kyuubi verbindt zich uitsluitend tot een inspanningsverbintenis en nooit tot een resultaatsverbintenis.

Studio Kyuubi zal zich steeds naar best vermogen inspannen om de fotoshoot, begeleiding, artistieke uitwerking, nabewerking en levering professioneel en zorgvuldig uit te voeren, maar kan geen garanties bieden met betrekking tot subjectieve verwachtingen, persoonlijke interpretaties, commerciële resultaten, publieke reacties, esthetische voorkeuren of individuele tevredenheid van de klant.

5. Fotoshoots en begeleiding

De klant hoeft geen ervaring te hebben voor de camera. Tijdens de shoot voorziet Studio Kyuubi artistieke begeleiding en ondersteuning waar nodig. Studio Kyuubi is niet verantwoordelijk voor styling, make-up of kledingkeuzes die al dan niet passen op de locatie, achtergrond of materialen en props die voorzien zijn voor de fotoshoot.

Tijdens de shoot worden meerdere beelden van gelijkaardige poses en momenten genomen. Studio Kyuubi selecteert achteraf autonoom de technisch en artistiek sterkste beelden.

De selectie van beelden gebeurt volledig door Studio Kyuubi. Niet-geselecteerde beelden worden niet geleverd.

RAW-bestanden worden nooit geleverd.

Onbewerkte beelden zijn niet beschikbaar.

5.1 Minderjarigen, verlengde minderjarigheid en wettelijke toestemming

Bij reservaties, fotoshoots of samenwerkingen met minderjarigen verklaart de persoon die de boeking maakt of de minderjarige begeleidt dat hij/zij beschikt over de wettelijke toestemming van de ouder(s), voogd(en) of wettelijke vertegenwoordiger(s) van de minderjarige.

Studio Kyuubi mag redelijkerwijs vertrouwen op de toestemming en bevoegdheid van de aanwezige ouder, voogd, wettelijke vertegenwoordiger of begeleidende volwassene die de minderjarige begeleidt tijdens de shoot.

De begeleidende ouder, voogd of verantwoordelijke volwassene blijft volledig verantwoordelijk voor:

het gedrag van de minderjarige
toezicht tijdens de shoot
fysieke veiligheid
toestemming voor deelname
toestemming voor poses, settings en artistieke uitwerking
het correct communiceren van eventuele medische, fysieke of andere relevante aandachtspunten

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor foutieve, ontbrekende of betwiste toestemmingen afkomstig van ouders, voogden, wettelijke vertegenwoordigers of begeleiders van minderjarigen.

Personen die onder verlengde minderjarigheid, bewindvoering of een andere wettelijke vorm van handelingsonbekwaamheid vallen, kunnen niet zelfstandig rechtsgeldige aankopen, reservaties of overeenkomsten afsluiten zonder toestemming of tussenkomst van hun wettelijke vertegenwoordiger, bewindvoerder of voogd.

Indien een reservatie, aankoop, betaling of overeenkomst toch uitgevoerd wordt door een persoon onder verlengde minderjarigheid of wettelijke bescherming, mag Studio Kyuubi redelijkerwijs aannemen dat deze handeling gebeurde met medeweten, toestemming of verantwoordelijkheid van de wettelijke vertegenwoordiger of voogd.

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor het ontbreken van informatie omtrent een wettelijke beschermingsstatus, verlengde minderjarigheid, bewindvoering of handelingsonbekwaamheid wanneer deze niet vooraf schriftelijk meegedeeld werd door de klant, wettelijke vertegenwoordiger of begeleider.

De wettelijke vertegenwoordiger, ouder, voogd, bewindvoerder of verantwoordelijke begeleider van een persoon onder verlengde minderjarigheid of wettelijke bescherming blijft volledig aansprakelijk voor alle kosten, betalingen, schadevergoedingen, administratieve kosten, annulatiekosten, schade aan materiaal, contractuele verplichtingen en andere financiële of juridische gevolgen die voortvloeien uit de reservatie, deelname of samenwerking met Studio Kyuubi.

Alle handelingen, reservaties, aankopen, schadegevallen of overeenkomsten uitgevoerd door een persoon onder verlengde minderjarigheid worden geacht te gebeuren onder verantwoordelijkheid van de wettelijke vertegenwoordiger of voogd.

6. Bewerking en nabewerking

Elke foto ontvangt standaard de stijl en sfeerbewerking die tijdens de consultatie of reservatie gekozen werd.

Extra digitale edits kunnen optioneel besteld worden via de webshop of schriftelijke aanvraag.

Studio Kyuubi kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor subjectieve beoordeling van esthetiek, stijl of artistieke voorkeuren.

Studio Kyuubi behoudt steeds het recht om aanvragen tot extreme manipulatie, misleidende beeldvorming of artistiek ongepaste edits te weigeren.

7. Levering van beelden

Studio Kyuubi streeft ernaar de beelden binnen de vooraf gecommuniceerde termijn te leveren. Vermelde leveringstermijnen gelden echter steeds als richttermijnen en niet als resultaatsverbintenis.

Vertragingen ten gevolge van drukte, ziekte, technische problemen, overmacht, artistieke workload, externe platformproblemen of onvoorziene omstandigheden geven geen automatisch recht op schadevergoeding, terugbetaling of annulatie van de overeenkomst.

De klant ontvangt toegang tot een online galerij via persoonlijke logingegevens zodra de beelden beschikbaar zijn.

De galerij blijft gedurende 30 kalenderdagen beschikbaar vanaf levering.

De online galerij blijft gedurende deze voorziene termijn normaal beschikbaar en toegankelijk voor de klant en wordt in principe niet vroegtijdig verwijderd.

Indien de galerij of bestanden binnen deze termijn door technische problemen, platformfouten, gegevensverlies of digitale defecten onherstelbaar verloren gaan én de betreffende bestanden redelijkerwijs niet meer recoverbaar blijken via beschikbare back-ups of technische herstelmogelijkheden, heeft de klant recht op een volledige terugbetaling van het bedrag van de betreffende geboekte shoot.

Deze regeling geldt uitsluitend voor volledig en definitief onherstelbaar verlies van de geleverde galerij of bestanden binnen de gegarandeerde galerijtermijn van 30 kalenderdagen.

Indien de bestanden of galerij binnen de voorziene galerijtermijn verloren gaan door technische problemen, maar Studio Kyuubi de betreffende beelden alsnog geheel of gedeeltelijk kan recoveren via back-ups, herstelprocedures of andere technische middelen, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om de beelden opnieuw aan de klant te bezorgen zonder verplichting tot terugbetaling van de geboekte dienst.

In dergelijke situaties kan Studio Kyuubi ervoor kiezen om de gerecupereerde beelden kosteloos aan de klant te bezorgen via een USB-stick die per aangetekende zending verzonden wordt naar het door de klant opgegeven adres. Deze levering geldt als volwaardige vervangende levering van de oorspronkelijke galerij.

De klant erkent dat deze USB-stick normaal als bijkomende fysieke levering afzonderlijk via de webshop van Studio Kyuubi aangeboden wordt tegen meerprijs en aanvaardt dat deze kosteloze vervangende levering voldoende compensatie vormt voor het technische probleem.

De aangetekende verzending geldt als geldig bewijs van verzending en levering. Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor vertragingen, verlies, beschadiging of fouten veroorzaakt door externe post- of transportdiensten, waaronder maar niet beperkt tot Bpost.

Eventuele verdere verliezen, beschadigingen of problemen na correcte verzending vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant of de betrokken transportdienst.

Indien een aangetekende zending verloren gaat, beschadigd raakt of betwist wordt tijdens de levering via een externe post- of transportdienst, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om het bewijs van verzending, trackinginformatie of bewijs van aangetekende afgifte aan de klant te bezorgen zodat de klant, indien gewenst, zelf een klacht of onderzoek kan opstarten bij de betrokken transportdienst.

Studio Kyuubi krijgt hiervoor een administratieve verwerkingstermijn van maximaal 30 kalenderdagen vanaf het moment van aanvraag door de klant.

Indien bijkomende administratieve verwerking, opzoekingen, communicatie met de transportdienst of technische verificaties noodzakelijk blijken, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om binnen deze termijn een redelijke verlenging van de verwerkingstijd aan te vragen.

De klant erkent dat Studio Kyuubi niet verantwoordelijk is voor de interne verwerkingstermijnen, onderzoeken, beslissingen, schadevergoedingen of fouten van externe post- of transportdiensten.

Indien de klant nadien bijkomende USB-sticks, herverzendingen of extra fysieke kopieën van de beelden wenst, kunnen hiervoor de standaardtarieven en voorwaarden van de webshop van Studio Kyuubi aangerekend worden.

Bij het succesvol beschikbaar stellen en raadplegen van de online galerij zonder technische problemen blijft de galerij toegankelijk gedurende de voorziene termijn van 30 kalenderdagen vanaf levering.

Na het verstrijken van deze termijn vervalt de toegang automatisch en is Studio Kyuubi niet verplicht om de galerij, beelden of bestanden opnieuw beschikbaar te stellen.

De klant blijft volledig verantwoordelijk voor het tijdig downloaden, bewaren en back-uppen van alle geleverde bestanden tijdens deze periode.

De klant mag na afloop van de galerijtermijn steeds informeren of Studio Kyuubi nog beschikt over een back-up of archiefkopie van de beelden. Studio Kyuubi kan echter niet garanderen dat dergelijke bestanden nog beschikbaar zijn en behoudt zich het recht voor om bestanden, galerijen, back-ups of archieven op elk moment te verwijderen om technische, organisatorische of opslaggerelateerde redenen, waaronder het vrijmaken van opslagruimte.

Het ontbreken van een back-up, archiefkopie of herstelmogelijkheid na het verlopen van de galerijtermijn kan niet beschouwd worden als fout, nalatigheid of contractuele tekortkoming van Studio Kyuubi.

Foto’s worden standaard geleverd in JPEG-formaat.

Andere bestandstypes kunnen uitzonderlijk via e-mail aangevraagd worden, afhankelijk van technische haalbaarheid.

Het aantal geleverde beelden per shoot is indicatief en kan variëren.

Deze specifieke regeling inzake galerijbeschikbaarheid primeert op de algemene aansprakelijkheidsbeperkingen vermeld in artikel 19.

7.1 Technische defecten, gegevensverlies en digitale overmacht

Hoewel Studio Kyuubi redelijke professionele voorzorgsmaatregelen neemt met betrekking tot opslag, apparatuur, geheugenkaarten, back-ups, software en digitale verwerking, kunnen technische defecten, gegevensverlies of digitale problemen nooit volledig uitgesloten worden.

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor geheel of gedeeltelijk verlies van beelden, corrupte bestanden, defecte opslagmedia, softwarefouten, hardwareproblemen, beschadigde geheugenkaarten, dataverlies, cyberincidenten, cloudproblemen, platformstoringen of andere technische defecten buiten de redelijke controle van Studio Kyuubi.

Indien vóór of tijdens een geplande shoot sprake is van een technisch defect, materiaalprobleem, storing of onverwachte technische onmogelijkheid waardoor de shoot redelijkerwijs niet correct uitgevoerd kan worden, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om de afspraak te verplaatsen naar een nieuwe datum zonder verplichting tot terugbetaling van de geboekte dienst.

In dergelijke situaties wordt in eerste instantie steeds gezocht naar een redelijke alternatieve datum of praktische oplossing.

In geval van technisch gegevensverlies, overmacht of onherstelbare digitale problemen blijft de aansprakelijkheid van Studio Kyuubi in alle gevallen beperkt tot maximaal het bedrag van de betreffende geboekte dienst, behalve wanneer de shoot redelijkerwijs verplaatst of opnieuw ingepland kan worden.

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor indirecte schade, emotionele schade, gevolgschade, commerciële verliezen, reputatieschade of gemiste opportuniteiten voortvloeiend uit technisch gegevensverlies, digitale defecten of technische overmacht.

8. Betalingen

Betalingen gebeuren standaard onmiddellijk na de shoot via:

cash
Payconiq

Betaling via overschrijving is eveneens mogelijk, op voorwaarde dat het betalingsbewijs uiterlijk 24 uur vóór de shoot per e-mail bezorgd wordt aan Studio Kyuubi.

Indien geen geldig betalingsbewijs ontvangen werd vóór de shoot, wordt aangenomen dat de betaling onmiddellijk na afloop van de shoot gebeurt via cash of Payconiq.

Verplaatsingskosten zoals beschreven in punt 12 van deze algemene voorwaarden worden standaard afzonderlijk achteraf berekend en gefactureerd aangezien het exacte aantal gereden kilometers pas definitief vastgesteld kan worden na afloop van de opdracht.

Deze bijkomende factuur voor verplaatsingskosten wordt niet beschouwd als een betalingsherinnering of laattijdige betaling indien de oorspronkelijke betaling van de shoot correct en tijdig uitgevoerd werd.

In dat geval beschikt de klant over een betalingstermijn van 14 kalenderdagen voor de betaling van deze afzonderlijke factuur.

Indien de oorspronkelijke betaling echter onvolledig, incorrect of laattijdig uitgevoerd werd, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om de verplaatsingskosten onmiddellijk toe te voegen aan de eerste betalingsherinnering inclusief de toepasselijke administratieve kosten zoals vermeld in deze algemene voorwaarden.

Wanneer de klant na afloop van de shoot niet onmiddellijk kan betalen en geen geldig voorafgaand betalingsbewijs werd bezorgd, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om het openstaande bedrag later via factuur aan te rekenen. Deze factuur wordt beschouwd als een eerste betalingsherinnering en bevat een administratieve kost van €15 inclusief BTW. Het openstaande bedrag dient in dat geval uiterlijk binnen de 7 kalenderdagen betaald te worden.

Bij een tweede betalingsherinnering kan een bijkomende administratieve kost van €25 inclusief BTW aangerekend worden. Deze factuur dient uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen betaald te worden.

Indien betaling alsnog uitblijft, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor het dossier over te dragen aan een incassobureau of juridische instantie. Alle bijkomende invorderings-, administratieve, juridische en incassokosten vallen in dat geval volledig ten laste van de klant.

Bij laattijdige betaling behoudt Studio Kyuubi zich eveneens het recht voor om levering van beelden, galerijen of bijkomende diensten op te schorten tot volledige betaling ontvangen werd.

8.1 Facturen en betaalbewijzen

Studio Kyuubi werkt met officiële facturen en betaalbewijzen.

Na correcte en volledig ontvangen betaling ontvangt de klant standaard een betaalbewijs, digitaal of fysiek voorzien van de officiële handtekening en/of stempel van Studio Kyuubi. Dit betaalbewijs geldt als rechtsgeldig betalingsdocument en factuur, mits alle wettelijke gegevens vermeld zijn op het document.

Indien een betaling niet correct, onvolledig of niet tijdig uitgevoerd werd, kan geen betaalbewijs of factuur als voldaan afgeleverd worden tot het volledige openstaande bedrag ontvangen werd.

De klant is zelf verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van betalingen en het tijdig bezorgen van geldige betalingsbewijzen indien betaling via overschrijving gebeurt.

Indien de klant na correcte betaling geen betaalbewijs ontvangen heeft op het moment van betaling, blijft het de verantwoordelijkheid van de klant om dit tijdig aan te vragen bij Studio Kyuubi. Het niet onmiddellijk ontvangen van een betaalbewijs ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen en vormt geen bewijs van niet-betaling.

Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het bewaren van hun facturen, betaalbewijzen en administratieve documenten.

Bij verlies van documenten kan een duplicaat aangevraagd worden zolang de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar nog niet verstreken is. Studio Kyuubi kan niet garanderen dat documenten na deze termijn nog beschikbaar zijn.

8.2 Dubbele betalingen en betalingsfouten

De klant is zelf verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van betalingen en het controleren van betaalgegevens, bedragen en overschrijvingen.

Per vergissing dubbel betaalde bedragen of foutieve overschrijvingen worden enkel terugbetaald indien Studio Kyuubi hiervan tijdig op de hoogte gebracht wordt of wanneer de fout tijdig vastgesteld wordt tijdens de normale administratieverwerking.

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor fouten veroorzaakt door verkeerd ingegeven bedragen, dubbele overschrijvingen, foutieve betaalreferenties of andere betalingsfouten afkomstig van de klant of financiële instellingen.

Terugbetalingen van foutief betaalde bedragen gebeuren uitsluitend voor het effectief te veel betaalde bedrag. Studio Kyuubi is niet gehouden tot betaling van intresten, schadevergoedingen, administratieve compensaties of bijkomende kosten naar aanleiding van dergelijke betalingsfouten.

8.3 Afbetalingsplannen, gedeeltelijke betalingen en uitgestelde betaling

Gedeeltelijke betalingen worden niet automatisch beschouwd als voorschot, betalingsregeling of toestemming tot uitstel van betaling, tenzij dit vooraf schriftelijk bevestigd werd door Studio Kyuubi.

Het uitvoeren van een gedeeltelijke betaling ontslaat de klant niet van de verplichting om het volledige openstaande bedrag tijdig te voldoen.

Voor openstaande facturen vanaf €100 inclusief BTW kan de klant uitzonderlijk een afbetalingsplan aanvragen. Dit vormt geen standaardrecht en kan uitsluitend aangevraagd worden nadat de klant reeds minstens één betalingsherinnering ontvangen heeft wegens niet-correcte of laattijdige betaling.

Een goedgekeurd afbetalingsplan omvat standaard een minimumafbetaling van €50 per maand, startende vanaf het moment van goedkeuring van de aanvraag. Elke schijf dient telkens binnen een termijn van maximaal 1 maand betaald te worden.

Administratieve kosten, herinneringskosten of eerdere betalingskosten die reeds ontstaan zijn vóór de goedkeuring van het afbetalingsplan blijven volledig geldig en worden opgenomen binnen het afbetalingsplan.

Tijdens een actief en correct nageleefd afbetalingsplan worden geen bijkomende administratieve kosten aangerekend, tenzij de klant opnieuw in gebreke blijft.

Uitgestelde betaling kan eveneens uitzonderlijk aangevraagd worden, maar vormt geen standaardrecht. Deze mogelijkheid kan enkel aangevraagd worden nadat reeds minstens één betalingsherinnering verstuurd werd wegens niet-correcte of laattijdige betaling.

Bij goedgekeurd uitstel blijven reeds aangerekende administratieve kosten en herinneringskosten geldig. Tijdens de goedgekeurde uitstelperiode worden geen bijkomende kosten toegevoegd zolang de klant de gemaakte afspraken naleeft.

Uitgestelde betaling kan toegekend worden voor een periode van minimum 1 maand en maximum 3 maanden, te rekenen vanaf de datum van goedkeuring van het uitstel.

Het niet correct naleven van een goedgekeurd afbetalingsplan of uitgestelde betaling wordt beschouwd als een ernstige contractuele wanprestatie.

Bij het niet respecteren van de afgesproken betalingstermijnen, het overslaan van betalingen of het niet volledig naleven van de overeengekomen regeling behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om het volledige openstaande bedrag onmiddellijk opeisbaar te maken en het dossier zonder verdere waarschuwing of bijkomende herinneringen over te dragen aan een incassobureau of juridische instantie.

In dergelijke gevallen vervallen eventuele betalingsregelingen automatisch en worden alle bijkomende invorderings-, administratieve, juridische en incassokosten volledig doorgerekend aan de klant.

Afbetalingsplannen en uitgestelde betalingen vormen een uitzonderlijke commerciële gunst en geen standaardrecht. De stopzetting of overdracht van deze regeling wegens niet-naleving kan niet betwist worden.

9. Annulaties en laattijdige afwezigheid

Een eerste annulatie is kosteloos indien deze tijdig gecommuniceerd wordt. Een eerste annulatie binnen 48 uur vóór de shoot zonder geldig bewijs van overmacht kan eveneens aanleiding geven tot een annulatiekost van 50% van het offertebedrag.

Wanneer een afspraak voor een tweede keer binnen de 48 uur vóór de shoot geannuleerd wordt zonder geldig bewijs van overmacht, kan 50% van het offertebedrag aangerekend worden.

Dezelfde regeling geldt voor omboekingen, verplaatsingen of wijzigingen van afspraken. Herhaaldelijk verplaatsen of wijzigen van een reservatie binnen 48 uur vóór de geplande shoot zonder geldig bewijs van overmacht kan eveneens aanleiding geven tot een annulatiekost van 50% van het offertebedrag.

Onder geldige overmacht wordt verstaan:

ziekte met attest
ongeval
overlijden
officiële politie- of verzekeringsdocumenten
extreme weersomstandigheden
natuurrampen
andere officieel aantoonbare noodsituaties

Indien de klant niet verschijnt op het afgesproken tijdstip zonder voorafgaande communicatie, wordt dit beschouwd als een laattijdige annulatie en kan 50% van het offertebedrag aangerekend worden.

Het geboekte tijdslot blijft gereserveerd voor de klant. Verloren tijd door laattijdigheid van de klant wordt niet gecompenseerd met extra shoottijd.

10. Overmacht, ziekte en onvoorziene omstandigheden vanuit Studio Kyuubi

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om een shoot, reservatie, samenwerking, levering of afspraak te verplaatsen, onderbreken, weigeren of annuleren wanneer de uitvoering redelijkerwijs onmogelijk, onveilig, onverantwoord of praktisch onhaalbaar wordt door omstandigheden buiten de redelijke controle van Studio Kyuubi.

Onder dergelijke omstandigheden vallen onder meer, maar niet uitsluitend:

ziekte
ongeval
fysieke of mentale overbelasting
medische omstandigheden
familiale noodsituaties
overlijden
burn-out
technische defecten
materiaalproblemen
voertuigproblemen
verkeerssituaties
extreme weersomstandigheden
overheidsmaatregelen
stroom- of internetstoringen
cyberincidenten
defecte apparatuur
defecte geheugenkaarten
veiligheidsrisico’s
gevaarlijke werkomstandigheden
locatieproblemen
overmacht
andere omstandigheden die volgens Studio Kyuubi een professionele, veilige of kwalitatieve uitvoering van de dienstverlening verhinderen

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om autonoom te beoordelen of een situatie de uitvoering van de opdracht onmogelijk, onveilig of onverantwoord maakt.

In dergelijke situaties wordt, indien redelijk mogelijk, in eerste instantie gezocht naar een alternatieve datum, aangepaste formule, gewijzigde werkwijze of andere praktische oplossing.

Indien een verplaatsing of alternatieve uitvoering redelijkerwijs mogelijk is, ontstaat hierdoor niet automatisch een recht op terugbetaling van de geboekte dienst.

Indien uitvoering definitief onmogelijk blijkt zonder redelijke alternatieve oplossing, blijft de aansprakelijkheid van Studio Kyuubi in alle gevallen beperkt tot maximaal het reeds betaalde bedrag van de betreffende geboekte dienst.

Indien een geplande shoot, evenement of samenwerking door ziekte, overmacht of onvoorziene omstandigheden definitief niet uitgevoerd kan worden én een redelijke alternatieve datum praktisch onmogelijk blijkt, heeft de klant uitsluitend recht op terugbetaling van het effectief reeds betaalde bedrag van de betreffende geboekte dienst.

Studio Kyuubi is in dergelijke situaties nooit aansprakelijk voor bijkomende schade, gevolgschade of indirecte kosten, waaronder maar niet beperkt tot:

emotionele schade,
gemiste herinneringen,
reputatieschade,
commerciële verliezen,
kosten van externe leveranciers,
verplaatsingskosten,
reservatiekosten,
trouwgerelateerde kosten,
gemiste opportuniteiten,
of andere indirecte schade voortvloeiend uit de annulatie of onmogelijkheid van uitvoering.

De klant erkent dat Studio Kyuubi als zelfstandige creatieve dienstverlener afhankelijk blijft van menselijke, fysieke, technische en praktische omstandigheden die ondanks professionele voorzorgsmaatregelen niet volledig uitgesloten kunnen worden.

Studio Kyuubi is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, emotionele schade, commerciële verliezen, gemiste opportuniteiten, verplaatsingskosten van derden, reservatiekosten van externe partijen, reputatieschade of andere bijkomende schade voortvloeiend uit ziekte, overmacht, technische problemen of onvoorziene omstandigheden.

In situaties van overmacht of veiligheidsrisico’s behoudt Studio Kyuubi zich steeds het recht voor om prioriteit te geven aan gezondheid, veiligheid, fysieke integriteit, werkomstandigheden en professionele kwaliteit boven de uitvoering van de geplande afspraak.

11. Themashoots en minishoots

Themashoots en minishoots vallen buiten de standaardformules en werken met vooraf vastgelegde concepten, locaties, settings, timing, artistieke invulling en organisatorische planning.

Deze shoots worden georganiseerd volgens vaste tijdsloten en beperkte beschikbaarheden. Individuele aanpassingen aan het concept, de stijl, timing, locatie of praktische werking zijn in principe niet mogelijk tenzij uitdrukkelijk anders vermeld door Studio Kyuubi.

Aanvullende voorwaarden, praktische informatie, inbegrepen formules, prijzen en specifieke afspraken die uitsluitend van toepassing zijn op bepaalde themashoots of minishoots worden afzonderlijk vermeld op de pagina’s “Themashoots” en/of “Minishoots” op de website van Studio Kyuubi.

Deze aanvullende voorwaarden gelden als uitbreiding op de algemene voorwaarden. Voor alle situaties, bepalingen of omstandigheden die niet expliciet vermeld worden op de pagina van de betreffende themashoot of minishoot blijven de algemene voorwaarden van Studio Kyuubi volledig van toepassing.

De standaardregeling waarbij een eerste annulatie kosteloos mogelijk is, is niet van toepassing op themashoots en minishoots.

Gezien deze shoots werken met vaste tijdsloten, beperkte beschikbaarheden, vooraf uitgewerkte concepten en organisatorische planning, wordt bij annulatie een vaste annulatiekost van 50% van het voorziene reservatiebedrag aangerekend, tenzij sprake is van aantoonbare overmacht zoals beschreven in deze algemene voorwaarden.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om om organisatorische redenen het gereserveerde tijdslot van een themashoot of minishoot tot uiterlijk 36 uur vóór de geplande sessie te verplaatsen of aan te passen.

De klant krijgt in dat geval de mogelijkheid om de voorgestelde wijziging digitaal te aanvaarden of te weigeren via de daarvoor voorziene knop of bevestigingsmogelijkheid in de verzonden e-mail van Studio Kyuubi.

Het gebruiken van deze digitale bevestigingsfunctie geldt als geldige elektronische goedkeuring en digitale ondertekening van de gewijzigde afspraak of weigering ervan.

Indien de klant niet akkoord gaat met de voorgestelde wijziging vanuit Studio Kyuubi, heeft de klant het recht om de reservatie kosteloos te annuleren zonder toepassing van annulatiekosten.

Vanaf 48 uur vóór de geplande shoot kunnen vanuit de klant geen wijzigingen, verplaatsingen of aanpassingen meer gebeuren zonder toepassing van de voorziene annulatiekost van 50% van het offertebedrag, tenzij sprake is van aantoonbare overmacht zoals beschreven in deze algemene voorwaarden of wanneer de klant een voorgestelde wijziging vanuit Studio Kyuubi weigert.

Wanneer de klant een voorgestelde wijziging vanuit Studio Kyuubi weigert, wordt dit beschouwd als een definitieve annulatie van de reservatie door de klant. In dat geval vervalt het oorspronkelijk gereserveerde tijdslot automatisch en kan de klant geen aanspraak meer maken op behoud, heractivatie of herboeking van hetzelfde tijdslot.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om een themashoot of minishoot te annuleren, verplaatsen of samen te voegen bij onvoldoende reservaties, organisatorische redenen, weersomstandigheden of overmacht.

Behoudens dringende overmacht of onverwachte noodsituaties wordt de klant hiervan uiterlijk 24 uur vóór de geplande shoot per e-mail op de hoogte gebracht.

In uitzonderlijke situaties buiten de redelijke controle van Studio Kyuubi kan een wijziging of annulatie ook later gebeuren indien dit noodzakelijk blijkt voor de veiligheid, praktische uitvoering of kwaliteit van de shoot.

Aangezien voor deze shoots geen voorafgaande betaling vereist wordt, is er bij annulatie van een themashoot of minishoot geen sprake van terugbetaling.

Het e-mailadres waarmee de reservatie gemaakt werd, wordt gebruikt voor alle verdere communicatie, praktische informatie, betalingsinformatie en levering van de online galerij.

11.1 Betaling, tarieven en administratie bij themashoots en minishoots

De betalingsregeling van artikel 8 is niet van toepassing op themashoots en minishoots. Voor themashoots en minishoots wordt niet gewerkt met onmiddellijke betalingen via cash of Payconiq tijdens de shoot zelf.

Na afloop van de sessie ontvangt de klant via het opgegeven e-mailadres een vereenvoudigde geautomatiseerde betalingsmail met de nodige betaalgegevens en betalingsinstructies. Deze communicatie geldt niet automatisch als officiële factuur tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Voor deze shoots wordt niet standaard vooraf een offerte voorzien. De prijs, inhoud, inbegrepen opties en praktische informatie van de sessie worden wel transparant weergegeven op de pagina van de betreffende themashoot of minishoot op de website van Studio Kyuubi.

De prijzen van themashoots en minishoots gelden als vaste forfaitaire tarieven en zijn niet bespreekbaar of onderhandelbaar.

Op deze shoots kunnen geen bijkomende kortingen, promoties, actiecodes, commerciële voordelen of tijdelijke aanbiedingen toegepast worden, tenzij dit uitdrukkelijk vooraf vermeld wordt door Studio Kyuubi.

Themashoots en minishoots kunnen wel meetellen als geldige sessie voor bestaande klantenkaarten, spaarsystemen of beurtenkaarten van Studio Kyuubi. Kortingen, voordelen of prijsverminderingen die voortvloeien uit dergelijke systemen zijn echter niet toepasbaar op de prijs van themashoots of minishoots.

De gecommuniceerde prijs van een themashoot of minishoot wordt beschouwd als definitief, forfaitair en wordt geacht aanvaard te zijn en bindend te zijn vanaf het moment van reservatie.

Voor deze shoots wordt niet automatisch een factuur, kwijtschrift of betaalbewijs afgeleverd, tenzij wettelijk vereist of achteraf uitdrukkelijk aangevraagd door de klant, steeds conform de geldende Belgische facturatiewetgeving.

Om de praktische werking, timing en doorstroming van themashoots en minishoots vlot te laten verlopen, worden administratieve aanvragen zoals facturen, betaalbewijzen of bijkomende documenten niet behandeld tijdens de shoot of onmiddellijk na afloop ervan. Dergelijke aanvragen dienen achteraf via e-mail aangevraagd te worden zodat Studio Kyuubi voldoende tijd krijgt voor correcte administratieve verwerking.

12. Verplaatsingen en externe locaties

Verplaatsingskosten worden standaard aangerekend aan €0,65 inclusief BTW per gereden kilometer, tenzij anders vermeld in de gekozen formule, prijslijst, offerte of specifieke overeenkomst.

De berekening gebeurt op basis van de effectieve kilometerstand van het voertuig van Studio Kyuubi na afloop van de verplaatsing en omvat het volledige traject verbonden aan de opdracht, inclusief heen- en terugrit, omwegen, verkeersomstandigheden, wegomleidingen, files, parkeerzoektochten of andere noodzakelijke verplaatsingen verbonden aan de uitvoering van de shoot.

Verplaatsingskosten worden berekend op basis van het volledige effectief gereden traject zoals geregistreerd tijdens de uitvoering van de opdracht, inclusief eventuele omwegen, verkeerssituaties, wegomleidingen of praktische verplaatsingen die noodzakelijk blijken tijdens de dienstverlening.

Aangezien het exacte aantal kilometers pas definitief vastgesteld kan worden na afloop van de opdracht, kunnen verplaatsingskosten niet definitief ter plaatse afgerekend worden tijdens de shoot zelf.

Deze kosten worden daarom standaard afzonderlijk achteraf gefactureerd na afloop van de dienstverlening.

Indien de klant de oorspronkelijke betaling correct en tijdig uitgevoerd heeft volgens de betalingsvoorwaarden van Studio Kyuubi, wordt deze afzonderlijke factuur voor verplaatsingskosten niet beschouwd als betalingsachterstand, herinnering of laattijdige betaling. In dat geval krijgt de klant een betalingstermijn van 14 kalenderdagen voor deze bijkomende factuur.

Indien de oorspronkelijke betaling echter niet correct, onvolledig of laattijdig uitgevoerd werd, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om de verplaatsingskosten onmiddellijk toe te voegen aan de eerste betalingsherinnering en de bijhorende administratieve kosten zoals beschreven in deze algemene voorwaarden toe te passen.

Eventuele toegangskosten, tickets, parkeerkosten, locatiehuur of andere externe kosten zijn volledig ten laste van de klant tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

Studio Kyuubi behoudt het recht opdrachten, locaties of werkomstandigheden te weigeren wanneer deze een onredelijk risico vormen voor materiaal, veiligheid, gezondheid of praktische werkomstandigheden.

12.1 Buitenshoots, weersomstandigheden, veiligheid & omboekingen

Bij buitenshoots kunnen weersomstandigheden, lichtomstandigheden, seizoensinvloeden, omgevingsfactoren en andere externe omstandigheden invloed hebben op de praktische uitvoering, veiligheid en artistieke kwaliteit van de shoot.

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor gewijzigde lichtomstandigheden, weersinvloeden, terreincondities, wind, regen, modder, temperatuur, seizoensgebonden omstandigheden of andere onvoorziene externe factoren buiten de redelijke controle van Studio Kyuubi.

Bij verwachte regenval of ongunstige weersomstandigheden kan de klant verzoeken om de shoot te verplaatsen.

Voor standaardformules en vrije shoots geldt dat een omboeking wegens verwachte regenval mogelijk is tegen een administratieve kost van €15 inclusief BTW.

Voor de formule “Cinematic Experience” blijft kosteloze omboeking mogelijk bij verwachte regenval volgens het KMI, mits de aanvraag minstens 24 uur vóór de geplande shoot schriftelijk aangevraagd wordt.

Indien de weersomstandigheden volgens Studio Kyuubi dermate ernstig, gevaarlijk of praktisch onmogelijk worden geacht dat een kwalitatieve en veilige uitvoering van de shoot redelijkerwijs niet meer mogelijk is, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor om de shoot kosteloos te verplaatsen naar een nieuwe datum.

Studio Kyuubi behoudt zich daarnaast te allen tijde het recht voor om een shoot, pose, locatie, setting, handeling of volledige samenwerking te weigeren, stop te zetten of te verplaatsen wanneer deze volgens Studio Kyuubi een onredelijk risico vormt voor veiligheid, gezondheid, fysieke integriteit, materiaal, werkomstandigheden, wettelijke verplichtingen of praktische uitvoerbaarheid.

Dit omvat onder meer, maar is niet beperkt tot:

gevaarlijke weersomstandigheden,
instabiele of onveilige locaties,
fysiek risicovolle situaties,
agressief of onaangepast gedrag,
onhygiënische omstandigheden,
brandgevaar,
waterschadegevaar,
gevaar voor beschadiging van materiaal,
situaties die lichamelijke letsels kunnen veroorzaken,
illegale situaties,
of andere omstandigheden die volgens Studio Kyuubi een onverantwoord risico vormen.

De veiligheidsinschatting van Studio Kyuubi is hierin doorslaggevend.

Wanneer een shoot of samenwerking om veiligheidsredenen geweigerd, onderbroken, aangepast of stopgezet wordt, kan Studio Kyuubi hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden en ontstaat hierdoor niet automatisch een recht op schadevergoeding, compensatie of terugbetaling.

Indien redelijk mogelijk wordt in dergelijke situaties eerst gezocht naar een alternatieve oplossing, aangepaste setting, andere locatie of nieuwe datum.

Indien de klant pas tijdens de shoot of ter plaatse beslist om de sessie wegens weersomstandigheden stop te zetten, te annuleren of te verplaatsen, blijft ongeacht de gekozen formule 50% van het voorziene bedrag van de geboekte dienst verschuldigd.

In dat geval dient de klant zelf een nieuwe afspraak te reserveren via de officiële website of reservatiekanalen van Studio Kyuubi. Op deze nieuwe reservatie zijn geen eerdere kortingen, compensaties of prijsverminderingen van toepassing tenzij uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd door Studio Kyuubi.

Wanneer de klant ondanks ongunstige weersomstandigheden vrijwillig beslist om de shoot toch te laten doorgaan, gebeurt deelname volledig op eigen verantwoordelijkheid van de klant.

13. Respectvolle omgang en gedrag

Studio Kyuubi verwacht van alle klanten, aanwezigen en derden een respectvolle omgang tijdens alle contactmomenten, shoots en samenwerkingen.

Grensoverschrijdend gedrag, intimidatie, agressie, verbaal misbruik, ongewenste aanrakingen of respectloos gedrag kunnen aanleiding geven tot onmiddellijke stopzetting van de shoot zonder recht op terugbetaling.

Studio Kyuubi respecteert steeds de fysieke grenzen van klanten en verwacht wederzijds respect.

14. Schade aan materiaal

De klant is verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door zichzelf, kinderen, dieren of aanwezige derden aan materiaal van Studio Kyuubi.

Opzettelijke of nalatige schade aan camera’s, lenzen, verlichting, accessoires of andere professionele apparatuur dient volledig vergoed te worden aan de actuele herstel- of vervangingswaarde.

14.1 Gebruik van materiaal, props en fysieke medewerking

Studio Kyuubi werkt uitsluitend met eigen professioneel materiaal, accessoires en props tijdens fotoshoots.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om het gebruik van materiaal, apparatuur, accessoires of technische installaties van klanten of derden te weigeren tijdens shoots. Studio Kyuubi zal geen vreemd materiaal bedienen, verplaatsen, installeren, dragen of manipuleren.

Klanten mogen vrijblijvend eigen props, accessoires, decoratie-elementen of persoonlijke objecten voorzien voor gebruik tijdens de shoot. Het gebruik hiervan gebeurt volledig op eigen verantwoordelijkheid van de klant.

Studio Kyuubi kan de klant vragen om eigen materiaal, meubels, decoratie of props zelf te verplaatsen, vast te houden, positioneren of gebruiken voor artistieke doeleinden tijdens de shoot. De klant behoudt steeds het recht om dergelijke verzoeken te weigeren.

Studio Kyuubi raakt geen persoonlijke eigendommen, meubels, decoratie, technische installaties of andere objecten van klanten aan en kan niet verplicht worden om deze te verplaatsen, op te tillen of fysiek te manipuleren.

Indien bepaalde poses, settings of composities fysieke verplaatsingen of aanpassingen vereisen, is de klant zelf verantwoordelijk om hiervoor de nodige fysieke mogelijkheden, medewerking en veilige omstandigheden te voorzien. Indien dit niet mogelijk blijkt, kan Studio Kyuubi alternatieve props, settings of composities gebruiken.

Schade aan persoonlijke eigendommen, props of materiaal van de klant die ontstaat door eigen handelingen, foutief gebruik, instabiliteit, slijtage, onveilige plaatsing of handelingen van de klant of aanwezige derden valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de klant.

Indien materiaal, props, accessoires of apparatuur van Studio Kyuubi beschadigd raken door handelingen, nalatigheid of betrokkenheid van de klant, aanwezige derden, kinderen of dieren, kan de schade volledig doorgerekend worden aan de actuele herstel- of vervangingswaarde.

14.2 Veiligheid, risico’s en fysieke aansprakelijkheid tijdens shoots

Studio Kyuubi werkt steeds volgens eigen veiligheidsinschatting en behoudt zich het recht voor om bepaalde poses, opstellingen, locaties of handelingen te weigeren wanneer deze een onredelijk risico vormen voor veiligheid, gezondheid, materiaal of werkomstandigheden.

Studio Kyuubi maakt tijdens shoots uitsluitend gebruik van eigen materiaal en eigen hulpmiddelen. Het gebruik van ladders, trapjes, constructies, verhoogjes of andere hulpmiddelen van klanten of derden wordt uitdrukkelijk geweigerd.

Indien hoogteverschillen of hogere camerastandpunten noodzakelijk zijn, gebruikt Studio Kyuubi uitsluitend eigen materiaal dat passend geacht wordt binnen de eigen veiligheidsnormen.

Wanneer een klant vrijwillig beslist om plaats te nemen op een ladder, trap, meubel, decorstuk, voertuig, prop of andere potentieel risicovolle constructie of setting, gebeurt dit volledig op eigen verantwoordelijkheid van de klant.

Ook wanneer Studio Kyuubi een pose, positie of creatieve setting voorstelt, behoudt de klant steeds het recht om zelf te beoordelen of hij/zij zich comfortabel voelt bij de situatie en of deze fysiek veilig en haalbaar is.

De klant blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het inschatten van persoonlijke risico’s, fysieke mogelijkheden, evenwicht, gezondheidstoestand en veiligheid tijdens de shoot.

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor:

vallen,
lichamelijke letsels,
verwondingen,
schade door struikelen,
schade door instabiele ondergronden,
schade veroorzaakt door props,
schade veroorzaakt door eigen handelingen van de klant,
of andere ongevallen die ontstaan tijdens vrijwillige deelname aan poses, settings of handelingen tijdens de shoot.

Deelname aan poses, settings of creatieve situaties met een mogelijk risico gebeurt steeds vrijwillig en op eigen verantwoordelijkheid van de klant.

15. Auteursrechten en intellectuele eigendom

Alle beelden blijven auteursrechtelijk eigendom van Studio Kyuubi, ook na levering aan de klant.

De klant ontvangt een persoonlijk gebruiksrecht op de geleverde beelden.

Het is niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van Studio Kyuubi:

filters toe te voegen,
ingrijpende kleurcorrecties uit te voeren,
de beelden ingrijpend te croppen of composities wezenlijk aan te passen voor publieke, commerciële, promotionele of fysieke verspreiding,
screenshots uit galerijen te maken,
AI-systemen te trainen met de beelden,
AI-generaties te maken op basis van de beelden,
de beelden te laten nabewerken door derden,
watermerken te verwijderen indien deze aanwezig zijn.

Normale automatische uitsnijdingen, formaatwijzigingen of beperkte crops die technisch noodzakelijk zijn voor sociale media, platformformaten, profielfoto’s of standaard digitale publicatie vallen niet onder dit verbod zolang de algemene artistieke uitstraling en integriteit van het beeld behouden blijft.

Het aanpassen van de beelden op een manier die de artistieke visie, technische kwaliteit, compositie of professionele uitstraling van Studio Kyuubi wezenlijk schaadt of vervormt, is niet toegestaan.

16. Commercieel gebruik

Commercieel gebruik van beelden dient vooraf duidelijk gecommuniceerd en schriftelijk overeengekomen te worden.

Studio Kyuubi behoudt het recht commerciële opdrachten of toepassingen te weigeren.

Na goedgekeurde commerciële levering mag de klant de beelden gebruiken binnen de afgesproken context.

Bij commercieel gebruik wordt bronvermelding van Studio Kyuubi sterk gewaardeerd.

17. Gebruik van beelden door Studio Kyuubi

Studio Kyuubi mag gemaakte beelden gebruiken voor:

portfolio
website
sociale media
reclame
wedstrijden
publicaties
promotionele doeleinden

De klant kan publicatie weigeren via de daarvoor voorziene clausule in de offerte of overeenkomst.

Wanneer de klant toestemming geeft voor publicatie van beelden door Studio Kyuubi, kan een korting van 10% op het totaalbedrag worden toegekend, zoals vermeld in de offerte.

17.1 GDPR, gegevensbewaring en gebruik van beelden

Studio Kyuubi verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in het kader van klantenbeheer, communicatie, reservaties, galerijlevering, administratie, facturatie, artistieke dienstverlening en commerciële werking van de studio.

Persoonsgegevens kunnen onder meer bestaan uit naam, e-mailadres, communicatiegegevens, offertegegevens, galerijtoegang, reservatiegegevens en andere informatie noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening.

Foto’s, galerijen, administratieve gegevens en digitale bestanden kunnen na afloop van de samenwerking tijdelijk bewaard blijven voor administratieve, artistieke, commerciële, portfolio-, back-up- of archiveringsdoeleinden.

Bestanden kunnen na afloop van de galerijtermijn verwijderd worden op elk moment zonder voorafgaande kennisgeving.

De klant erkent dat bestanden op elk moment verwijderd kunnen worden zonder voorafgaande verwittiging en kan geen aanspraak maken op het behoud of herstel van eventuele back-ups, archieven of oudere galerijen.

Indien Studio Kyuubi vrijwillig nog beschikt over oudere bestanden of back-ups, kan uitzonderlijk beslist worden deze opnieuw beschikbaar te stellen, zonder enige verplichting hiertoe.

De klant blijft steeds zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden, bewaren en back-uppen van alle geleverde bestanden. Studio Kyuubi bewaart bestanden in back-up gedurende een beperkte, niet-gegarandeerde periode. Verwijdering kan op elk moment plaatsvinden zonder verplichting tot kennisgeving.

Tijdens offertes, reservaties of overeenkomsten wordt aan de klant een duidelijk zichtbare clausule of keuzevak voorzien met betrekking tot toestemming voor het gebruik van beelden door Studio Kyuubi voor portfolio, sociale media, website, reclame, publicaties, wedstrijden, commerciële doeleinden en promotionele communicatie.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het volledig nalezen van offertes, overeenkomsten, keuzevakken en reservatiedocumenten vóór goedkeuring of ondertekening.

Wanneer de klant geen bezwaar maakt tegen de voorziene publicatieclausule of de standaard voorziene toestemming niet wijzigt vóór de shoot plaatsvindt, mag Studio Kyuubi redelijkerwijs aannemen dat de klant akkoord gaat met het gebruik van de beelden binnen de normale werking, promotie en commerciële communicatie van Studio Kyuubi.

Bezwaren tegen publicatie of gebruik van beelden dienen uiterlijk vóór aanvang van de shoot uitdrukkelijk en schriftelijk meegedeeld te worden aan Studio Kyuubi.

Studio Kyuubi kan voor de uitvoering van haar dienstverlening beroep doen op externe dienstverleners zoals galerijplatformen, hostingdiensten, e-mailproviders en administratieve software. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in functie van de dienstverlening en binnen de geldende GDPR-wetgeving.

Studio Kyuubi neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

17.2 GDPR-rechten, inzage en verwijderingsverzoeken

De klant heeft steeds het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die door Studio Kyuubi verwerkt worden, evenals het recht om foutieve gegevens te laten corrigeren of — binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving — persoonsgegevens te laten verwijderen.

Aanvragen met betrekking tot persoonsgegevens, gegevensinzage, correcties, verwijdering of GDPR-gerelateerde verzoeken dienen uitsluitend schriftelijk via e-mail gericht te worden aan Studio Kyuubi.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor de identiteit van de aanvrager te verifiëren alvorens gegevens vrij te geven, aan te passen of te verwijderen.

Administratieve documenten, facturen, betaalgegevens en andere wettelijk verplichte documenten kunnen, ondanks een verzoek tot verwijdering, bijgehouden worden zolang wettelijke bewaarplichten of gerechtvaardigde administratieve belangen dit vereisen overeenkomstig de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving.

Een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens impliceert niet automatisch dat reeds geleverde beelden, publieke publicaties, wettelijke documenten of bestaande overeenkomsten retroactief verwijderd, aangepast of vernietigd moeten worden.

18. Reviews, reputatieschade & publieke communicatie

Eerlijke, oprechte en respectvolle feedback, reviews en ervaringen worden steeds toegestaan.

De klant behoudt het recht om persoonlijke ervaringen, meningen en feedback over de samenwerking met Studio Kyuubi publiek of privé te delen, zolang deze communicatie oprecht, redelijk, feitelijk en niet misleidend gebeurt.

Het verspreiden van aantoonbaar valse, misleidende, gemanipuleerde, lasterlijke, beledigende of kwaadwillige informatie met als doel reputatieschade toe te brengen aan Studio Kyuubi, diens zaakvoerder, medewerkers of werking, is niet toegestaan.

Hieronder vallen onder meer:

doelbewuste publieke schadecampagnes,
misleidende contextverspreiding,
manipulatie van communicatie of documenten,
intimidatie,
online haatcampagnes,
doelbewuste reputatiesabotage,
valse beschuldigingen,
of andere vormen van kennelijk kwaadwillige publieke communicatie.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om bij ernstige of aantoonbaar schadelijke reputatieschade gepaste juridische stappen te ondernemen overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving.

18.1 Klachtenbehandeling

Klachten, betwistingen of opmerkingen met betrekking tot diensten, communicatie, galerijen, facturen of samenwerkingen met Studio Kyuubi dienen uitsluitend schriftelijk via e-mail gemeld te worden.

Klachten worden niet behandeld via sociale media, publieke reviews, commentsecties, privéberichten, openbare platformen of communicatiekanalen van derden.

Klachten met betrekking tot geleverde beelden of diensten dienen uiterlijk binnen 7 kalenderdagen na levering gemeld te worden. Na deze termijn worden de geleverde diensten als definitief aanvaard beschouwd.

Studio Kyuubi streeft ernaar klachten binnen een termijn van maximaal 30 kalenderdagen inhoudelijk te behandelen overeenkomstig de geldende algemene voorwaarden en de beschikbare informatie binnen het dossier.

De klant is verplicht actief mee te werken aan de behandeling van het klachtendossier en tijdig te reageren op bijkomende vragen of verzoeken tot informatie.

Indien gedurende 5 werkdagen geen reactie ontvangen wordt van de klant binnen een lopend klachtendossier, behoudt Studio Kyuubi zich het recht voor het dossier als afgesloten te beschouwen.

Afgesloten klachtendossiers kunnen nadien niet automatisch heropend worden tenzij Studio Kyuubi hier uitdrukkelijk schriftelijk mee instemt.

19. Aansprakelijkheid

Studio Kyuubi is niet aansprakelijk voor:

indirecte schade
gevolgschade
technische storingen buiten eigen controle
verlies van gegevens door derden
weersomstandigheden
omstandigheden buiten redelijke controle

De aansprakelijkheid van Studio Kyuubi blijft in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de geboekte dienst.

20. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten en geschillen is het Belgisch recht van toepassing.

Bij geschillen zijn uitsluitend de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Halle-Vilvoorde bevoegd.

21. Handtekeningen, digitale validatie en documentauthenticiteit

Studio Kyuubi maakt gebruik van zowel fysieke als digitale handtekeningen en/of handtekeningstempels op offertes, facturen, overeenkomsten, bevestigingen en andere officiële documenten.

De gebruikte handtekening, inclusief digitale varianten en gestempelde reproducties daarvan, geldt als de rechtsgeldige handtekening van de zaakvoerder van Studio Kyuubi.

Digitale documenten, scans, PDF-bestanden, elektronische ondertekeningen en documenten voorzien van een digitale handtekeningstempel worden beschouwd als authentieke en geldige documenten.

Het is strikt verboden om handtekeningen, digitale stempels, documentelementen of visuele validaties van Studio Kyuubi te kopiëren, reproduceren, manipuleren, hergebruiken of te gebruiken op andere documenten zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

Elke poging tot vervalsing, misbruik, imitatie, frauduleus gebruik of ongeoorloofde reproductie van handtekeningen, stempels of officiële documenten van Studio Kyuubi kan aanleiding geven tot juridische stappen overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving inzake valsheid in geschrifte, fraude en intellectuele eigendom.

22. Vertrouwelijkheid van documenten en verbod op publieke verspreiding

Alle offertes, facturen, overeenkomsten, galerijtoegangen, prijsdocumenten, consultatiedocumenten, previews, digitale bestanden, correspondentie en andere officiële documenten van Studio Kyuubi zijn uitsluitend bestemd voor gebruik binnen het kader van de samenwerking tussen de klant en Studio Kyuubi.

De klant mag deze documenten gebruiken, bewaren of delen voor normale persoonlijke, administratieve, boekhoudkundige, fiscale, verzekeringsrechtelijke of wettelijke doeleinden, waaronder communicatie met:

boekhouders,
fiscale diensten,
verzekeraars,
juridische adviseurs,
bevoegde overheidsinstanties,
of andere partijen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is.

Het is echter niet toegestaan om deze documenten geheel of gedeeltelijk:

publiek te verspreiden,
online te publiceren,
te delen op sociale media,
door te sturen met misleidende of schadelijke context,
commercieel te gebruiken,
te reproduceren voor publieke doeleinden,
te manipuleren,
of inhoudelijk aan te passen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Studio Kyuubi.

Deze bepaling geldt niet voor wettelijke verplichtingen of situaties waarin openbaarmaking vereist is door toepasselijke wetgeving of bevoegde instanties.

Studio Kyuubi behoudt zich het recht voor om gepaste juridische stappen te ondernemen bij misbruik, vervalsing, manipulatie of schadelijke publieke verspreiding van officiële documenten of bedrijfsinformatie.